Pour clarifier définitivement le cadre de son utilisation, celle voulue par le législateur lors de sa création, l’Autorité des Normes Comptables change son intitulé. Il devient le Budget des « Attributions Économiques et Professionnelles ».
Dès son introduction par les « Lois Auroux » en 1982, l’ambiguïté de son nom a desservi son intention en permettant aussi bien aux employeurs qu’aux prestataires de le détourner partiellement en faveur des activités sociales et culturelles.
Les règlements de l’Autorité des Normes Comptables et surtout leurs notes de présentation explicitent la nature des dépenses pouvant être engagées sur les deux budgets.
Dans les deux cas, la subvention versée par l’employeur est enregistrée en recettes pour son montant brut. L’éventuelle quote-part de subvention reversée au comité central d’entreprise ou au comité interentreprises est mentionnée dans la colonne « recettes » et est déduite du montant brut, tout comme le montant des moyens mis à disposition du comité par l’employeur.
L’obligation minimale de l’employeur est de verser un budget de « fonctionnement » au CE équivalent à 0,20% de la masse salariale et de lui mettre à disposition un local aménagé (éclairé, chauffé, meublé) et le « matériel nécessaire » : ligne téléphonique, photocopie et dactylographie (ordinateur). Au-delà, il est en droit de récupérer le montant correspondant aux moyens fournis.
UNE STRICTE SÉPARATION DES DEUX BUDGETS
Pour éviter l’imputation à tort de dépenses sur le budget des AEP, la jurisprudence fait déjà obligation (1) à l’employeur de communiquer annuellement la liste des dépenses imputées sur la subvention des AEP, et la valorisation de chaque dépense. C’est à l’employeur d’apporter la preuve que des moyens sont alloués pour les besoins de fonctionnement du comité et qu’ils ne résultent pas de la fourniture de prestations dans le cadre des ASC.
Dans le cas contraire, l’employeur qui imputerait à tort des montants concernant les ASC sur les AEP, à fortiori depuis plusieurs années, risquerait de se voir reprocher la suppression d’un avantage acquis entraînant une compensation sur 5 ou 30 années d’arriérés selon l’existence ou non de la liste valorisée des dépenses. Le CE aurait également la possibilité d’imputer ces montants sur le budget ASC sous forme de contributions volontaires.
Les factures de télécommunications, de photocopies, de frais de personnel et toute dépense pouvant être « partagée » entre les deux budgets doit l’être dans les faits, selon des modalités établies par les élus et inscrites au Règlement Intérieur.
Les dépenses pouvant être imputées sur les AEP excluent par exemple, les études/enquêtes d’opinion sur les ASC, les loyers, frais d’aménagement et d’entretien de locaux, les personnels employés en direct ou mis à disposition, tout comme les formations et frais afférents servant aux ASC.
Certains prestataires, parfois avec l’assentiment des élus, affirment que toute ou partie de leur prestation peut être financée par les AEP dès lors que le petit objet à offrir comporte un logo du CE qu’ils proposent d’y imprimer. Cette affirmation est définitivement infirmée non seulement par les textes de l’ANC mais aussi les URSSAF ayant récemment redressé un CE pour dépassement des seuils d’exonération. Le même risque est encouru pour l’achat de chèques-cadeau dont des frais de gestion ou de dossier sont facturés sur les AEP (3).
LA VALORISATION DU BÉNÉVOLAT
Le CE a la faculté de valoriser les temps passés par les élus au-delà de leurs crédits d’heures (2), dans les ASC ou les AEP. Ainsi le secrétaire qui rédige le compte-rendu du CE sur ses heures de loisirs serait fondé à demandé leur valorisation dans les comptes du CE. Il en va de même pour un(e) élu(e) ou tout(e) autre salarié(e) ou retraité(e) contribuant volontairement et bénévolement du temps à l’organisation des activités du CE. La logique voudrait désormais que l’imputation se fasse sur l’un ou l’autre des budgets.
Le Règlement Intérieur doit prévoir les modalités de la valorisation des temps et notamment un système d’enregistrement des heures (bordereau, feuille excel…) ainsi que le montant horaire qui peut être basé sur le SMIC, le taux horaire de l’intéressé ou un taux lié à l’activité exercée.
Le CE peut également valoriser le travail des élus : remises et rabais obtenus par la négociation avec les fournisseurs ainsi que les contributions volontaires des fournisseurs (cadeaux offerts pour la tombola, par exemple) ou des salariés.
L’ASSISTANCE DE L’EXPERT COMPTABLE
Dès l’exercice 2015, l’assistance d’un expert-comptable est obligatoire dans les CE disposant de ressources de plus de 152 000 € par an dans le cadre d’une mission de présentation. Nommée ainsi en raison d’une série de normes de l’Ordre des experts-comptables qu’elle doit respecter, elle ne comprend pas forcément la présentation verbale devant le CE.
Pour les CE disposant de ressources inférieures, une comptabilité simplifiée reste possible avec ou sans une assistance conventionnelle de l’expert-comptable en fonction des besoins.